Cal.com es una plataforma de programación de citas de código abierto que permite a individuos, equipos y organizaciones gestionar reuniones online y presenciales de forma sencilla. Ofrece enlaces de reserva personalizables, coordinación de agendas entre múltiples miembros del equipo, sincronización bidireccional con calendarios externos y una integración nativa con Stripe para cobrar en el momento de la reserva.
Podrás reaccionar a eventos del calendario y ejecutar operaciones sobre las reservas directamente desde la conversación, gestionando el ciclo de vida completo de una cita sin intervención humana.
¿Cómo conectar Cal.com con Darwin AI?
Antes de iniciar deberas obtener tu clave API
Inicia sesión en tu cuenta de Cal.com
Abre la sección de Configuración en el menú de la izquierda.
Haz clic en Claves API y luego en Agregar.
Introduzca un nombre para su clave, seleccione una fecha de caducidad y haga clic en Guardar.
Haz clic en Copiar y luego pulsa Listo.
Inicia sesion en Darwin, ve a Workflows > Apps en el menú principal.
Haz clic en Add a connection.
Selecciona Cal.com > Add a connection.
Completa los campos de conexión.
Haz clic en Continuar. ¡Tu conexión está lista!
Acciones que tu agente podrá ejecutar con Cal.com:
Consultar disponibilidad: mostrar al cliente los horarios libres en tiempo real, teniendo en cuenta agendas individuales o de equipos completos.
Agendar una cita: crear la reserva en Cal.com una vez que el cliente elige horario y, si aplica, realiza el pago.
Reprogramar una cita: cambiar la fecha u hora de una reserva existente sin perder la información previa.
Cancelar una cita: liberar el espacio en la agenda y, si corresponde, iniciar el reembolso automático.
Confirmar o rechazar reservas: aprobar manualmente citas que requieren validación o rechazarlas si no cumplen los criterios.
Añadir asistentes: incluir a otras personas en una reunión ya creada sin necesidad de cancelarla.
Marcar ausencia: registrar si un cliente no se presentó a su cita.
Además, tu agente puede estar atento a las notificaciones de Cal.com (como una cancelación o una cita completada) para enviar automáticamente mensajes, encuestas o actualizaciones.
⚠️ Antes de lanzar tu automatización, ten esto en cuenta
Prueba en un entorno de pruebas primero: realiza simulacros de reserva, cancelación y pago para verificar que todo el flujo funciona antes de exponerlo a clientes reales.
Revisa de forma periódica que la conexión esté activa: si la autenticación con la API de Cal.com caduca, tu agente IA dejará de funcionar. Comprueba con regularidad que todo siga conectado para evitar errores en las interacciones con los clientes.
Protege los datos sensibles: al gestionar pagos y documentos de identidad, asegúrate de cumplir con normativas de privacidad (GDPR, HIPAA) y almacena solo los datos imprescindibles.
Otorga solo los permisos necesarios: usa los scopes OAuth mínimos para las acciones que el agente realice (por ejemplo, BOOKING_WRITE solo si crea o modifica reservas). Esto limita el riesgo ante cualquier incidencia.
La API impone 120 solicitudes por minuto para API Keys; si tu agente maneja alto volumen, contacta con el soporte de cal.com para ampliarlo.
Casos de uso por industria
Para que veas el potencial de esta integración más allá de la teoría, aquí tienes ejemplos prácticos aplicados a industrias concretas. Cada uno refleja problemas comunes que tu agente IA puede resolver combinando las acciones disponibles en Cal.com. Puedes tomar el que más se parezca a tu realidad y personalizarlo según lo necesites.
🏥 Salud
Posibles flujos
Consulta con pago y admisión integrados: tu agente IA podrá mostrar las horas libres del especialista que el paciente necesita, obtenidas en tiempo real desde Cal.com. Cuando el paciente elija un horario, tu agente le solicitará el pago y, una vez confirmado, creará la cita en Cal.com. A continuación, si es un nuevo paciente creará el perfil en el software médico, ya sea solicitando los datos o enviando un formulario al cliente para que lo complete.
Gestión inteligente de cancelaciones: si un paciente pide cancelar su cita, tu agente IA cancelará la reserva en Cal.com, liberará el espacio y notificará a tu equipo. Si la cancelación está dentro del margen de reembolso, iniciará la devolución automática. En el mismo mensaje de WhatsApp, ofrecerá al paciente opciones para reagendar en otro momento.
Seguimiento post-consulta: cuando la cita finaliza según la hora programada, tu agente podrá generar la factura electrónica y enviarla por WhatsApp junto con la receta médica o las indicaciones post-tratamiento, guardando una copia en el expediente. También podrá ofrecer fechas disponibles para una consulta de seguimiento si el tratamiento lo requiere y enviar una encuesta breve de satisfacción para evaluar la atención recibida.
💡 Lleva la automatización más lejos
Llamada de seguimiento post-consulta: unos días después de la cita, tu agente IA podrá realizar una llamada automática para preguntar cómo evoluciona el paciente. Si reporta molestias o síntomas, le ofrecerá consultar disponibilidad y agendar una cita de seguimiento al instante.
Segmentación por satisfacción: al almacenar el NPS en la ficha del paciente, tu agente podrá activar campañas automáticas según la puntuación: pedir reseñas a los más satisfechos, enviar descuentos a los insatisfechos para recuperarlos o incluir a los neutros en campañas de fidelización.
🎓 Educación
Posibles automatizaciones
Reserva de clases con pago y acceso integrados: cuando un alumno quiera reservar una clase, tu agente IA consultará la disponibilidad de todos los profesores que imparten esa materia en Cal.com. Tras mostrarle las opciones y recibir el pago, creará la reserva. Si es un nuevo alumno, le creará su perfil en la plataforma de e-learning y le dará acceso a los módulos correspondientes, ya sea pidiéndole los datos por WhatsApp o enviándole un formulario.
Material preparatorio y seguimiento: al agendarse la tutoría, tu agente podrá crear automáticamente una tarea en la herramienta del profesor para que prepare el material y, 30 minutos antes de la clase, enviar al alumno un recordatorio por WhatsApp con el enlace directo a la sala virtual.
Certificación automática al completar el paquete: al impartirse la última sesión de un paquete, tu agente IA detectará que no quedan más clases y generará un certificado digital personalizado, enviándoselo al alumno por WhatsApp. También le ofrecerá disponibilidad para continuar con un nuevo curso, basándose en el que ya tomó y sugiriendo el siguiente nivel o temáticas relacionadas.
💡 Lleva la automatización más lejos
Encuesta de calidad docente: al finalizar cada clase, tu agente podrá enviar una encuesta breve por WhatsApp para evaluar al profesor y el contenido. Según la puntuación, podrá activar campañas de fidelización o descuentos para futuros cursos.
Recordatorios escalonados para reducir ausencias: si un alumno no confirma asistencia, tu agente podrá enviar recordatorios progresivos (WhatsApp 24h antes, 1h antes, etc) y, si finalmente no asiste, ofrecerle opciones para recuperar la clase.
🏗️ Construcción e Inmobiliaria
Posibles automatizaciones
Visita a propiedad con pre-verificación y reprogramación: un interesado podrá reservar una visita a un inmueble. Tu agente IA le pedirá que suba un documento de identidad para validar la reserva. Una vez agendada en Cal.com, tu agente le enviará un código temporal único por WhatsApp que solo funcionará durante el horario de la cita para acceder a la propiedad. Si el cliente necesita cambiar la fecha, tu agente podrá reprogramar la cita, notificarle la nueva fecha y hora y actualizar automáticamente la agenda del equipo. Si la visita finaliza sin que el agente inmobiliario marque una venta, el lead entrará automáticamente en una secuencia de seguimiento con propiedades similares.
Seguimiento post-visita: tu agente podrá contactar al cliente unos días después de la visita para preguntar su opinión sobre la propiedad. Si mostró interés, le ofrecerá agendar una segunda visita o una reunión con el asesor financiero.
Notificaciones de avance de obra: si gestionas proyectos de construcción, tu agente podrá enviar mensajes automáticos con fotos y el estado del avance
cada vez que se complete una etapa del cronograma, manteniendo informados a los inversores sin que el arquitecto tenga que redactar informes.
🚗 Ventas de vehículos
Posibles automatizaciones
Test drive con disponibilidad real: cuando un cliente quiera probar un modelo concreto, tu agente IA consultará la disponibilidad de los asesores de ventas en Cal.com y le mostrará las opciones. Una vez confirmada la cita, tu agente marcará ese vehículo como no disponible en el inventario, notificará al equipo para que lo preparen, enviará al cliente un recordatorio por WhatsApp con la ubicación del concesionario y un checklist de documentos necesarios.
Recuperación de no-shows: si el cliente no asiste a la prueba de manejo, tu agente IA podrá marcarlo como ausente en Cal.com, etiquetarlo como "en riesgo" en el CRM y añadirlo automáticamente a una audiencia de retargeting en Facebook Ads para impactarle con anuncios del modelo que le interesaba. También podrá contactarlo por WhatsApp para ofrecerle una nueva fecha.
Propuesta comercial inmediata post-prueba: al finalizar la cita, tu agente podrá generar una propuesta en PDF con el nombre del cliente, el modelo probado y opciones de financiamiento, y enviársela por WhatsApp en minutos. Si el cliente no responde en los días siguientes, tu agente podrá hacer un seguimiento automático para preguntar si tiene dudas o si desea agendar una segunda prueba.
💡 Lleva la automatización más lejos
Mantenimiento preventivo: tu agente podrá consultar el historial de servicio del vehículo en el CRM y, si detecta que se acerca la fecha de revisión, enviar al cliente un recordatorio por WhatsApp ofreciéndole agendar la cita de servicio directamente.
Seguimiento post-venta: unos días después de la entrega del vehículo, tu agente podrá realizar una llamada o enviar un mensaje automático para preguntar por la experiencia y, si el cliente está satisfecho, pedirle una reseña o invitarlo a recomendar la concesionaria.