La integración entre Darwin AI y Google Sheets permite automatizar tareas como el control de deudas y el registro de pagos, sin necesidad de editar manualmente el archivo o utilizar fórmulas complejas. A continuación, te mostramos un ejemplo paso a paso de cómo funciona esta automatización.
📄 Estructura del documento
En este ejemplo, utilizamos un archivo de Google Sheets con dos hojas:
Deudas: contiene el monto original y el valor actualizado de la deuda de cada persona.
Pagos: registra los pagos realizados, incluyendo NIE (identificador único), monto, fecha y comprobante.
🤖 Ejemplo práctico de Interacción con la IA
1. Consultar el estado de una deuda
La conversación comienza con una solicitud simple:
Usuario: Hola, ¿puedes actualizar la tabla de deudas, por favor?
La IA responde:
IA: Claro, te ayudo. ¿Deseas registrar un pago o agregar una nueva deuda?
En este caso, se solicita primero información sobre una deuda específica:
Usuario: Primero dime cuál es el valor actual de la deuda de Rafael.
La IA solicita un dato clave para poder buscar:
IA: Por favor, indícame el ID de Rafael.
Una vez proporcionado, la IA busca en la hoja de deudas y responde, por ejemplo:
La deuda original era de $12,500 y la deuda actual también es $12,500.
(Aún no se ha registrado ningún pago.)
2. Registrar un nuevo pago
Luego, el usuario solicita registrar un pago:
Usuario: Registra un pago de $500.
La IA solicita la información necesaria para completar el registro:
📅 Fecha del pago
🖼️ Imagen del comprobante de pago
Una vez recibida la imagen, la IA la analiza para validar:
Monto
Fecha
Datos de la cuenta
Identificador del cliente (NIE)
Y procede a registrar el pago en la hoja correspondiente.
📈 Actualización automática del archivo
Después de validar el pago, la IA realiza dos acciones:
Registra una nueva fila en la hoja de Pagos.
Actualiza automáticamente el monto pendiente en la hoja de Deudas, descontando el pago ingresado.
Por ejemplo:
Se registró un pago de $500.
La deuda anterior era de $12,500 y ahora es de $12,000.
🧠 Adaptación al formato de cada empresa
Darwin AI se adapta a la estructura del archivo de cada negocio, incluyendo:
Formatos personalizados de ID de cliente
Columnas adicionales con información específica
Reglas personalizadas (como intereses, pagos parciales, entre otros)
✅ ¿Qué puede hacer Darwin por tu equipo?
Consultar y reportar el estado actual de las deudas
Registrar pagos con validación automática
Actualizar datos en Google Sheets en tiempo real
Reducir errores y ahorrar tiempo operativo